Microsoft 365: Algemene uitleg
Inloggen op Microsoft 365
- Ga naar: https://office.com/login
- Voer je email adres in en klik op Next.
- Voer vervolgens je wachtwoord in.
Je bent nu ingelogd op de online omgeving van Microsoft 365.
Microsoft 365 applicaties en navigatie.
Zodra je bent ingelogd heb je standaard beschikking tot de volgende applicaties:
Onedrive en Sharepoint
OneDrive for business is een dienst die uw bedrijf beschikbaar stelt voor medewerkers om eigen bestanden op te slaan op het internet.
De dienst wordt aangeboden via het Microsoft 365 abonnement beheerd door Alpha Labs.
Medewerkers kunnen in de dienst tot 1TB (Terabyte)aan bestanden opslaan.
SharePoint is een samenwerkingsplatform en contentmanagement systeem (CMS) in één.
Met SharePoint kunt u documenten opslaan, beheren en samenwerken in hetzelfde document. Daarnaast kunt u websites publiceren, intern en extern, en allerlei webparts toevoegen, zoals een blog, agenda of kalender, contactlijsten, documentenbibliotheek of data vanuit excel.
Hiermee is SharePoint ook ideaal te gebruiken als intranet.
De verschillen tussen OneDrive en SharePoint:
OneDrive is meer geschikt voor documenten te delen op een kleinere schaal of in groepen.
Met SharePoint kun je documenten delen met meerdere groepen en personen en is het makkelijker om machtigingen aan te maken.
In OneDrive worden pas je mappen gedeeld wanneer je dit zelf doet. In SharePoint wordt dit automatisch gedaan ook als dit nog niet de bedoeling is.
SharePoint is ook te verdelen is 2 stukken: Teamsites en Projectsites
Een Projectsite is bedoeld om per project een groep te samenstellen. Zo kunt u kiezen wie van welke afdeling toegang heeft i.p.v. de hele afdeling. Verder kunt u taken koppelen aan bepaalde bestanden met deadlines. Dus kan er een planning gemaakt worden. Het is ook mogelijk om te chatten bij de bestanden voor een soepele communicatie.
Een Teamsite is bedoeld om bestanden met alleen uw team te delen, zodat U ook kan bepalen per persoon wie toegang heeft tot welk bestand. Verder kunt u een Workflow toepassen zodat u bestanden kunt goedkeuren. U kunt met teamgenoten chatten op de locatie van de bestanden.
Eerste keer gebruik maken van SharePoint
Open SharePoint door eerst naar het applicatievenster(1) te gaan en op SharePoint(2) te klikken.
Klik links op de Home knop (dit kan uw bedrijfslogo zijn of gewoon een home knop) zie:
Zodra u hier op klikt opent de Globale Navigatie (1)
Vanuit hier kunt u navigeren naar de gewenste folder.
Navigatie balk: Aan de linkerzijde bevind zich de navigatie balk waar alle mappen die onder de groep vallen.
Nieuw bestand/folder: Maak een nieuwe folder of bestand aan zoals bijv: Word, Excel, Powerpoint
Synchroniseer naar PC
Er is een mogelijkheid om bestanden naar uw computer te synchroniseren, dit is alleen te gebruiken voor mensen die een eigen laptop/computer hebben of onze hybride werkomgeving gebruiken.
Stap 1: Log in op OneDrive
Zorg er allereerst voor dat u ingelogd bent op OneDrive op je computer:
- Open de OneDrive applicatie
- Meld u aan met je Office 365 account
- Volg de stappen om OneDrive in te stellen op je computer
Stap 2: Ga naar je SharePoint site in je browser
De meest eenvoudige manier om een synchronisatie op te zetten is door de SharePoint locatie die u wilt synchroniseren te openen in uw web browser:
- Ga naar office.com en log in mocht dat nodig zijn
- Klik op het raster icoon links bovenin (1)
- Klik vervolgens op Sharepoint (2)
- Ga naar de Sharepoint site die u wilt syncen.
Stap 3: Synchroniseer je documenten
De documenten binnen de geopende SharePoint sites kunt u in enkele stappen synchroniseren met uw computer
- Klik binnen de SharePoint site op de folder die u wilt synchroniseren, in dit geval is dat ‘Algemeen’.
- Klik nu bovenin op ‘synchroniseren’
- Klik op ‘open Microsoft OneDrive’ mocht u daar om gevraagd worden.
Deze stappen kunt u herhalen voor elke SharePoint site die u wilt syncroniseren met uw computer.
Stap 4: Bekijk je folders en bestanden op je PC
U kunt nu uw SharePoint folders bekijken via de Windows verkenner:
- Klik op het folder icoon in je takenbalk en navigeer naar de gesyncte site aan de linkerkant. Deze wordt weergegeven als een extra schijf op je computer
- Je kan bestanden binnen deze folder bewaren en bewerken net zoals je dat doet in je lokale folders
